CRM para escritórios de advocacia: que bicho é esse?

Por Juliana Leão*

O CRM – Customer relationship management – tem sido pauta atual nos grandes escritórios do Brasil: como gerir melhor o banco de dados? Como aproveitar o potencial dos prospects e clientes? Qual ferramenta utilizar? – São perguntas frequentes que iniciam o processo de profissionalização da gestão de contatos de uma banca.

Independentemente do tamanho do seu negócio, é importante sim pensar nesta questão desde o início. Já vi muitos escritórios engessados na hora de fazer uma simples ação de marketing – como enviar um comunicado ou organizar um evento – por não ter uma lista de contatos para utilizar, seja porque nunca se preocupou em organizar as informações ou por ter uma lista de clientes salva em Word ou Outlook, por exemplo.

Portanto, para quem está no início, fica uma dica importante: mesmo sem budget para investir em um software de CRM, tenha em mente que é fundamental organizar a gestão de contatos. Algumas sugestões:

• Monte uma planilha em excel, da forma mais completa possível. Para as colunas, considere dados como nome da empresa, nome do contato, cargo, e-mail, telefone, endereço, se é cliente ou não, áreas de interesse, entre outros;
• Selecione um responsável pela gestão desta lista. Pode ser aquela(e) secretária(o) super eficiente;
• Treine esta pessoa: explique sobre a importância de ter um mailing completo, sempre atualizado;
• Oriente seus sócios a passarem as informações sobre prospects e clientes para que esse profissional faça a atualização do banco de dados periodicamente.

Existem também alguns softwares gratuitos, que oferecem menos recursos do que os pagos, mas que podem ser uma opção para experimentar uma ferramenta um pouco mais profissional.

Muito além de uma agenda de contatos

As dicas acima são valiosas para quem está começando a pensar na questão da gestão de clientes. Mas é preciso ressaltar que o CRM vai muito além de uma agenda de contatos e, se bem utilizado, pode auxiliar o seu escritório a gerar novos negócios.

Há diversas ferramentas no mercado e é importante que, no momento de contratar, que se conheça algumas delas para entender as funcionalidades, saber se atende ou não sua banca e, se possível, fazer um teste de utilização por um período.

Em linhas gerais, um software de CRM pode ser seu aliado em diversas questões como:

• Gestão de contatos do escritório;
• Ajudar a controlar fluxo de trabalho, envio de e-mails, telefonemas que devem ser feitos, lembretes de aniversário, resultado dos últimos contratos elaborados, entre outros temas;
• Manter um histórico do cliente desde a prospecção até os dias atuais (não deixando esta informação somente na mão de um sócio que, um dia, pode deixar o escritório);
• Auxiliar na prospecção, em questões como follow up e organização de pipeline de vendas;
  É excelente para promover o cross selling dentro do escritório;
• É uma ferramenta imprescindível para o trabalho da área de marketing, auxiliando na gestão de envio de newsletters, convites, etc, e trazendo indicadores sobre o interesse do público por determinado assunto ou ação.

Por tudo isso, podemos afirmar que o CRM é estratégico para a sua banca e, quanto antes você começar a pensar no tema, mais a frente de seus concorrentes seu escritório estará.

*Juliana Leão é sócia e consultora da Leega MKT, agência especializada em marketing jurídico